הגדרת תוכנית עבודה
חברה או עסק נוצרים במטרה לייצר עושר ולשם כך עליכם לתכנן נושאים שונים, כמו חיזוי מכירות, קביעת יעדים או עריכת תחזיות חשבונאיות. היבטים אלה רלוונטיים אך אינם מהווים תוכנית עבודה.
אנו מבינים בתכנית עבודה את מכלול הפעולות העומדות להתבצע בעסק או במחלקה על מנת להשיג יעדים מסוימים, למשל היעדים שנקבעו בתקציב. במובן זה, תוכנית עבודה אינה נעשית עם מספרים אלא עם פעולות ומשימות המבוצעות על ידי עובדים ספציפיים.
תוכנית העבודה כאסטרטגיה המנחה פעילות
הרעיון של תוכנית עבודה חל על חברה, אך גם על סטודנט, קבוצת כדורגל ובסופו של דבר על כל פרויקט אישי או קולקטיבי. תוכנית היא מדריך לפעולה ועל כל מדריך לענות על שלוש שאלות מהותיות: לאן אנו נמצאים, לאן אנו רוצים להגיע ואיך נגיע לשם.
הנחיות להכנת תוכנית אפקטיבית
תוכניות העבודה נועדו להשיג יעדים מסוימים. למרות שכל תוכנית צריכה להתאים את עצמה לסוג העסק או הפעילות, ניתן לדבר על הנחיות כלליות וחלקן הן הבאות:
- ציין את המטרה של כל תוכנית עבודה, מכיוון שחלק מהתוכניות צריכות להיות מכוונות לעבודה אישית, בעוד שאחרות מתייחסות לעבודת צוות. במובן זה, בתכנית יש צורך לציין מה אמור להשיג ובעיקר כיצד להשיג.
- בעת פיתוח תוכנית, היעדים להשגה חייבים להיות מציאותיים, מדידים ועקביים. יחד עם זאת, יש להשתמש בסדרה שלמה של אינדיקטורים מדויקים ואובייקטיביים (האינדיקטורים יכולים להיות קשורים ליעילות, לאיכות השירות או לנושא הכלכלי).
- על תוכנית עבודה לכלול שלושה סוגי משאבים: אנושיים, חומריים וכלכליים.
- בכל תכנית עבודה יש להכניס מערכות הערכה המאפשרות להעריך את ביצוע התוכנית ולחזק את ניהולה התקין.
- אין להבין תוכנית עבודה כרשימת פעילויות שיש לבצע באופן שיטתי.
- בכל תכנית עבודה נקבעים פעילויות עם יעדים, אך חשוב מאוד ששני הנושאים ילוו בלוח זמנים, כלומר גרף הקובע מתי תבוצע פעילות.
- בקיצור, תוכנית עבודה היא התשובה הקונקרטית לסדרת שאלות: מה צריך לעשות, מי הולך לעשות את זה, איך ומתי.
תמונות: iStock - South_agency / Warchi
