הגדרת קובץ
המילה קובץ משמש בדרך כלל לייעוד לאותו מקום שמטרתו היא איסוף ושימור מסמכים, מיוצרים בדרך כלל במקום אחר וכתוצאה מסטטון הפעילות שלהם בהתאמה, שיכולה להיות, כאמור, בין היתר מסמכים, ספרים, גזרי עיתונים ישנים, וברור שיש להם חשיבות חיונית כשמנסים לצלול בזהות והשיקום ההיסטורי של אומה למשל.
כמו כן, מקומות אלה הם בדרך כלל מקום של התייעצות שיטתית וחוזרת על ידי היסטוריונים, חוקרים על היבטים מסוימים ויתרונות של סטודנטים קודמים, יסודיים, תיכוניים או אוניברסיטאיים, שנשלחים על ידי מוריהם ליצור קשר עם מקומות מסוג זה והם רגילים. להשתמש בהם כשיטות ייעוץ בעת ביצוע משימות מיוחדות. לפיכך, הספריות הן המאגרים הגדולים בארכיונים של המאות האחרונות.
בינתיים, ולא לברוח מהקפדנות של פולישמיות, המילה ארכיון משמשת גם להתייחסות לאוסף התיעודי עצמו.
לפני שהערתי על היקף המונח יותר מכל הקשור לקצה ההיסטורי של מדינה, עם זאת, לאדם, חברה, בית מרפא, בית חולים והארגונים השונים שקיימים בדרך כלל תיק בו הם משליכים את כל הפעילות שלהם. הארכיונים הכלליים של המדינות השונות שומרים על מידע ייחודי ביחס לחיים ההיסטוריים והתרבותיים של עמיהם והם חלק מהמורשת האמיתית של אותן מדינות.
ברור כי שאלה זו חייבת להתבצע על פי קריטריונים ארגוניים מחמירים, כך שכשמגיע הזמן לחפש חומר ספציפי קל לזהות אותו; לדוגמא, במקרה של בית חולים למצוא בקלות את ההיסטוריה הרפואית של חולה אם מתעורר צורך בהתייעצות או, במקרה של משרד משפטי, תיקו של תיק בו התערבה. כמו כן, מערכת סיווג נכונה של ארכיוני בית חולים או בית מרפא היא הדרך היחידה לייצר מחקרים מדעיים נאותים באיכות מתודולוגית, עובדה המאפיינת את מערכות הבריאות של מדינות העולם הראשון.
עם זאת, וכתוצאה מהנוכחות הגוברת של הטכנולוגיה בחיינו ובימינו, בשנים האחרונות הוטל סוג אחר של קובץ: קובץ המחשב, שהוא גם מערך מידע או מסמכים, אך מה שישתנה הוא אמצעי אחסון שכבר לא יהיה מקום פיזי גלוי, אלא כזה שניתן לקרוא דרך המחשב, הנפוץ ביותר הם תקליטונים, תקליטורים (CD) או pendrives. עם זאת, קבצים אלה, למרות היותם בלתי מוחשיים, תופסים מקום או "משקל" המכמת בכמות המידע שהם מכילים (בתים או מכפיליהם). לכן, הם מצמצמים משמעותית את השטח המיועד למלאי הספרים, התנ"כים או מבנים אחרים, אם כי הצטברות פרוגרסיבית של אלמנטים דיגיטליים תיצור במוקדם או במאוחר גם שטח גדול שיופחת. במובן זה, האינטרנט הפך לספרייה הגדולה של התקופה העכשווית, עם אפשרות לאחסן קבצים באופן מקוון ולמזער ולצמצם באופן בלתי צפוי את הצורך במרחב אמיתי במערכות אישיות.
לכן, תפיסת הארכיון תופסת אלטרנטיבות רבות אפשריות למנטליות הנוכחית, שבה מסורת הספריות העתיקות שזורה במציאות המהירה של משאבי המחשב. בכל מקרה, ברור שהרעיון הסופי של מקור מידע לא זנח את רעיון הארכיונים לאורך כל ההיסטוריה של האנושות, תרבותה והתפתחותה.
