הגדרת יומן
בפקודת ה הנהלת חשבונות, יומןזה אחד ספר חשבונאות בו כל יום כל האירועים הכלכליים של חברה, כלומר כל העסקאות שבוצעו, ותמיד לפי סדר כרונולוגי.
בינתיים, כל אירוע יכלול הערה שמוגדרת רשמית כ- רישום חשבונאי או רישום חשבונאי. ערך זה תמיד מרמז על שינוי לגבי נכסי החברה וכתוצאה מכך מרמז על תנועה ספציפית בחשבונותיה.
בשיחה מערכת כניסה כפולה שהוא סוג הרשומה המשמשת ביותר לספר זה, כל ערך יורכב משתי ביאורים, מצד אחד החיוב ומצד שני את הזיכוי. יש לציין כי שניהם מבצעים תנועות הפוכות ולכן ישפיעו על התחייבויות או נכסים.
עם זאת, בעקבות מערכת זו אי אפשר לרשום משהו בחיוב ולא באשראי, יש לרשום תמיד את הווריאציות שהאחד או האחר מייצר במקבילו בכדי להבטיח את היתרה החשבונאית של החברה הנדונה.
לעולם לא ניתן להשאיר את החיוב והאשראי של מושב עם סכומים שונים. תמיד בערך הסכומים הרשומים בחיוב והסכומים הרשומים באשראי חייבים להיות שווים.
מכיוון שאם הם לא מוקלטים כראוי, הם היו גורמים להפרעות שברור מאוחר יותר יגרמו להם שלא למסור את החשבונות בצורה נכונה.
עם דוגמה נראה את זה בצורה ברורה יותר, אם טובין נקנה, חשבון החיוב יתערב, במקום החיוב לרכישת אותו טוב וגם חשבון התשלום לזכות, מכיוון שחובה לשלם את הבאר שהייתה קנה.
אירועים כלכליים תכופים המדווחים בספר זה כוללים: רכישה, תשלום, גבייה, מכירה, הפרשה, הכנסה או הוצאה, בין היתר.
יש לציין כי חשבונאות של חברה תאפשר לעצמה ולאחרים לדעת בוודאות את יכולת הפירעון והכלכלה שיש לה. לכן חשוב ביותר שכל צעד פיננסי וכלכלי יועבר בהתאם.
