הגדרת ארכיון (ניהול מסמכים)
טכניקות סטנדרטיות לניהול מסמכים בארגון או בגוף
המושג ניהול ארכיונים או מסמכים משמש בשפתנו להתייחסות לטכניקות הסטנדרטיות המשמשות לבקשת ניהול מסמכים השייכים לארגון או לגוף, לחברה או לספריה, כדי לצטט כמה דוגמאות נפוצות.
תחום ישן שהתפתח בצורה פנטסטית בזכות טכנולוגיות חדשות
עלינו לציין שלמרות שהטכניקות והפרקטיקות המיושמות השתנו והתפתחו כתוצאה ישירה של התקדמות הטכנולוגיות החדשות כמעט בכל התחומים, וכמובן שהארכיונים לא היו יוצאי הדופן, עלינו לומר שמדע הארכיון הוא בהחלט. פעילות מעופשת שפרסה האדם מאז ומתמיד לנוכח הצורך הכרח לתעד, להשאיר חותם מינהלי, משפטי או מסחרי על כל מה שהוא עושה.
כדי לתת לנו מושג על האבולוציה העצומה שהתרחשה בעניין תומכות וטכניקות אחסון, נותר לנו רק לומר שהגברים הפרימיטיביים ביותר הגישו את "המסמכים" שלהם על יריעות פפירוס או בחימר, ואילו אלה של ימינו כן כך במחשב או בכל מכשיר אלקטרוני אחר.
התרומה הגדולה של המחשוב והאינטרנט
במובן זה, איננו יכולים להתעלם מכך שמדעי המחשב והתפתחות האינטרנט שלאחר מכן אפשרו התקדמות רבה בתחום ניהול המסמכים, מה שהופך את המשימה להרבה יותר פרקטית ופשוטה הן מבחינת שמירת מידע והן מבחינת אחזור מסמכים מאוחסנים ...
כי כמובן בעבר, האחראים על משימה זו, ארכיונאים, ספרנים או ארכיונאים, בין שמות אחרים שיוחסו למי שמבצע את המשימה הזו, נאלצו להשתמש ולהשתמש בספרי רישום כבדים, קבצים, תיקיות, קופסאות, מדפים, בעוד שעכשיו מספיק רק קליק אחד כדי לציין את הקובץ, כמו גם את שחזור המסמכים או העבודות.
משימות עיקריות שהיא מבצעת
ביסודו של דבר, הארכיון ידאג: ליצור ולהקים סדרה של נורמות ופרקטיקות המאפשרות זיהוי המסמכים שנמצאים בארכיון, שליפת המידע מהם, הזמן שעליהם להישאר בארכיון במקרה של אלה ש ניתן לבטל לאחר זמן מה, ולהפך, להבטיח את שמירתם לנצח של אותם מסמכים בעלי ערך רב.
