הגדרת מסמך
מסמך הוא הראיה המהותית או העדות של עובדה או מעשה שאדם טבעי או משפטי, מוסד, עמותה וכדומה, שעשויים להיות בעלי אופי ציבורי או פרטי, מבצעים כתוצאה ממימוש פעילותם ותפקידיהם וזה עשוי לבוא לידי ביטוי ביחידת מידע המתבוננת בכל מדיום, נייר, קלטת, דיסק מגנטי, סרט וצילום, עם להתנגד לשמר אותו בזמן למקרה שאתה צריך את זה כדי להציג את זה כהוכחה, מזכרת או מורשת למישהו.
במקרה של ארגונים ומוסדות המבצעים זמן עבודה עצום ונרחב, המסמכים יהיו נחוצים בכל יום וכמעט לכל חברי אותו דבר, אשר עבורם היא תדרוש עבודה מסוג סדרתי ותיקרא תיעודית סדרות, כולל: התכתבות, ספרי פרוטוקול, ספרי חשבונאות, בין היתר.
מסמך הוא מורכב בעיקר ממידע כתוב שאולי נכתב בכתב יד, כלומר בכתב יד, או באמצעות תהליך מכני כמו מכונת הכתיבה ששימשה באופן מסיבי בעבר או על ידי המחשב, כלומר אמצעי מכני השולט כיום..
במקרה האחרון הזה התייחסתי אליו, זה של מסמכים שנוצרים באמצעות מחשב נקראים בדרך כלל קבצים וברגע שהם נוצרו על ידי המתעניין, הודות לשימוש בתוכנית לעריכת מסמכים, כגון Word, הם יקבלו שם ופורמט, ואז יישמרו ביחידת האחסון שנבחרה ובדרך זו תשאיר החיפוש מאורגן טוב יותר למקרה שיהיה צורך לפתוח אותם מאוחר יותר כדי להתייעץ או לשנות אותם.
ניתן גם לסווג מסמכים מסמכים ראשוניים, שהם אלה שמכילים מידע מקורי של הכותב ולא עברו טיפול או שינוי של אדם אחר שאינו האחראי עליו, מִשׁנִי, אשר יהיו אלו שקיבלו טיפול וה- שלישי, שהם אותם מסמכים משניים עליהם הוחל טיפול.
