הגדרת דוח
בשפה שלנו המושג להגיש תלונה משמש לייעוד או דיווח או חדשות. לדוגמא, זהו מונח הנפוץ בתחומים שונים כגון עסקים, מדע, מחקר ובתקשורת ההמונים.
לאחר מכן, הדוח הוא המסמך שישמש כשתרצה להודיע או למסור חדשות אודות נושא מסוים. ניתן להשתמש בו באופן פנימי בחברה, למשל, בין ראשי תחומים המיועדים למנהל הכללי בכדי לתת לו מושג מלא על פעולתו של כל מגזר. ניתן להשתמש בו גם במוסד חינוכי, על ידי מורים, לתת דין וחשבון כיצד בוצע נושא מסוים, שלא לדבר על השימוש בו ברדיו, בטלוויזיה או בעיתונות גרפית כדי לדווח על עובדה או אירוע שמייצר אינטרס ציבורי מכיוון שהוא משפיע על האינטרסים של חלק גדול מהציבור. כלומר, עם זה אנו רוצים לאשר כי בתחומים רבים הדו"ח משמש בדרך כלל כדי ליידע את העניינים השונים שמעניינים.
ביחס למאפייניו, הדוח עשוי להופיע מודפס, בפורמט דיגיטלי, או בהיעדרו אור-ויזואלי, בהתאם למדיום או לאזור בו הוא מסתובב, אם כי, בעצם וכאמור לעיל, מטרתו תהיה להודיע, הוא עשוי יש גם מטרות שונות שאינן רק מידע על משהו, מכיוון שהדוח עשוי לכלול כמה אלמנטים משכנעים, כגון המלצות או הצעות, וגם כמה מסקנות שבאמצעותן הקורא מצביע על כל פעולה או התנהגות שתנקוט בעתיד..
מצד שני, הדו"ח יכול להיות מורכב ממסקנה אודות חקירה שבוצעה ואז מניח את מבנה הפתרונות-בעיות.
כאשר הוחלט כי הדוח יש להדפיס, נהוג שהוא מלווה בתמונות, גרפים, טבלאות והערות שוליים, אשר כל אלה נוטים להבהיר עוד יותר את האמור במילים בדוח הנדון.
בשל המידע הכלול בדו"ח, מדובר בעבודה שתזכה להערכה וציפייה של הציבור או האנשים שאליהם הוא מופנה, במקרה שלדוגמה, הדו"ח הוא הצו שמבצע צד שלישי , כגון בוס.
בנוסף, הדו"ח מצריך הכנה ממצה, כלומר על מחברו לאסוף את כל המידע הנוגע לנושא המעסיק אותו ועליו לספק מידע והסברים המאפשרים למקבל להבין וללמוד עליו. תמיד, האחראי עליו, חותמו, צריך לאמת את הנתונים או המידע שנחשפים בו, ובמקרים המתאימים להמליץ על הפתרונות הרלוונטיים ביותר לפתור את הנושא הנדון.
לגבי ההרכב, הדו"חות בדרך כלל יתקבלו במתכונת של חקירות מדעיות, כלומר מבוא, יעדים, שוויון ודיון, אך הם עשויים גם לפעול על פי נוסחת פתרון הבעיות ולהתבסס על התייחסות לחששות או לשאלות הקהל ל. שהם הופנו בעבר.
ברור ולפי סיבוך הנושא, הקהל אליו הוא מיועד והמטרות שיש לו, דוח יכול לנוע בין הפשוטה והפשוטה ביותר, עם כותרות שמייעדות את הנושא אליו יש להתייחס או להוסיף בנוסף לכך, דיאגרמות , גרפים, טבלאות, נספחים, הערות שוליים, קישורים.
בינתיים, בין הנתונים שיש לכלול הם: הכותרת, תאריך ההשלמה ושם מחברם או מחבריו.
רכיבי דיווח וסיווג
הדו"ח מורכב בדרך כלל משישה חלקים שתיארנו להלן ... כריכה (נותנת מידע חיוני על הכותב ומציינת את הכותרת), אינדקס (מפרט את כל התוכן בצורה מקוצרת), מבוא (חלקי הדו"ח ו סה"כ העמודים הזמינים), גוף (התפתחות מלאה של הנושא הנדון), מסקנות (מביא את התוצאות הבולטות ביותר של אותו דבר המאפשרות את פתרון השאלות) וביבליוגרפיה (רשימה בסדר אלפביתי וכרונולוגית את הספרות שימש להכנתו).
בינתיים ניתן לסווג את הדוחות ל: מדעיים (הם עוסקים בסוגיות הטמונות במדע, למשל, משתמשים בשפה נוקשה), טכניים (הם עוסקים בנושאים הקשורים לסוציולוגיה, פסיכולוגיה, אנתרופולוגיה, בין היתר, ויש להם שפה פשוטה אך פשוטה מבלי לאבד את הקפדנות המדעית), הפצה (הם מיועדים לקהל הרחב ולכן יש להם שפה נגישה לכולם), אקספוזיטור (תאר נושא, ספק הוראות על משהו), אנליטי (טען בעד החלטות או פעולות) ו משכנעים (יש להם המשימה לשכנע את הנמען ליישר קו עם הרעיון שנחשף בדו"ח).
