הגדרת הזמנת רכש
הזמנת רכש היא מונח המתאים לחשבונאות ולניהול השוטף של הפעילות העסקית. הזמנת רכש היא בקשה בכתב לספק בכוונה לרכוש פריטים מסוימים ובמחיר שכבר סוכם בין הקונה למוכר.
איזה מידע הוא כולל?
בקשת הרכישה מציינת את תנאי התשלום והמסירה, ולכן מדובר באישור לספק לספק את הפריטים ולספק להציג חשבונית מתאימה. יש לקחת בחשבון כי כל הפריטים שנרכשו על ידי חברה חייבים להיות מלווים בהזמנות רכש, אשר ממוספרות סדרתיות על מנת לספק שליטה על השימוש בהן.
הזמנות רכש ניתנות בדרך כלל במקור ובעותק, והמקור נשלח לספק והעתקים נועדו לרשמת מחלקת הנהלת החשבונות בחשבון לתשלום (יתכן שיש גם עותק שלישי למחלקת הרכש של החברה).
הסעיפים הבאים כלולים בהזמנת הרכש:
- מספר הזמנת הרכש.
- שם הספק וכתובתו.
- תאריך ביצוע ההזמנה ותאריך המסירה הנדרש.
- תנאי המסירה והתשלום.
- כמות הפריטים שהוזמנה ותיאורם עם מספר הקוד שלהם.
- לגבי המחיר מצוין מחיר כל יחידה ומחיר הרכישה הכולל, וכן עלות המשלוח, אם רלוונטי.
- לבסוף, על הזמנת הרכש לציין את החתימה המוסמכת של האחראי.
מטרת הזמנת הרכש
המידע המפורט לעיל נועד לשמור על שליטה מדויקת על הפריטים שנרכשו, מכיוון שבאופן זה חברה יכולה לנהל רישום חשבונאי על פעולות הרכישה שלה.
מצד שני, אסור לנו לשכוח שכאשר לקוח נותן הזמנת רכש, הוא מאשר ומגבש את האמון שיש לו לספק.
הזמנת הרכש שהונפקה על ידי הלקוח היא שלב נוסף בתהליך המכירה, מכיוון שהמכירה טרם הופקה באופן סופי. במובן זה, הזמנת הרכש מרמזת כי נהלי החברה חייבים להיות מוגדרים ומאורגנים היטב. לפני הוצאת הזמנת רכש, הלקוח צריך לדעת בדיוק מהו התהליך לרישום אותו בחברה שלו ועל המוכר לוודא גם את המידע במסמך.
צילום: iStock - BernardaSv
