הגדרת מלאי
ה מְלַאי זה אחד תיעוד תיעודי של נכסים וחפצים אחרים השייכים לאדם טבעי, חברה, סוכנות ציבורית, בין היתר, ואשר עשוי מדויק ומסודר בלכידת הנתונים.
מסמך שבו סחורות וחפצים של חברה, גוף ציבורי או בית רשומים במטרה לארגן, להזמין ולרשום אותם רשמית
למרות שהמלאים משמשים במיוחד לבקשת חברות או סוכנויות ציבוריות, שכפי שציינו כבר יש סחורות ומוצרים אחרים השייכים לנכסיהם, כלומר במגזר המסחרי והממלכתי, ניתן להשתמש במלאי. בהקשרים ומצבים שונים כשרוצים להזמין ולהקליט את האלמנטים הזמינים במקום עם מטרה ספציפית.
לדוגמא, אדם השוכר דירה מרוהטת, יבצע מלאי של כל רכיב, רהיטים, מכשירי חשמל וכל רכיב אחר הקיים בדירה במועד מסירתו להשכרה, כך שיירשמו באופן מהימן וכך יוכלו כדי לשמור על שליטה על מה שנשאר וכאשר הגיע זמן סיום הסכם השכירות, בדוק עם מלאי זה כי כל הרהיטים והפריטים שהיו מלאים נמצאים ונמצאים בתנאים המתאימים.
במקומות כמו ספריות, זה גם הכרחי ביותר לבצע מלאי, מכיוון שהוא מציע לנו תיעוד מפורט של כל מה שקיים באותו מקום שיהיה מלאי.
מקל על מציאת הדברים
זה גם מקל עלינו למצוא כל פריט בצורה מהירה וקלה יותר מכיוון שהמלאי כולל את הפריסה שלו.
עלינו להדגיש כי המלאי מתבצע במקומות שיש בהם כמויות רבות של חפצים ופריטים, וזאת מכיוון שהם כלי יעיל מאוד כאשר מארגנים דברים רבים, בודקים ויודעים מתי הם נכנסים, מתי הם עוזבים, את העלויות הכרוכות בכך. בהכנסות ובהוצאות שלהם, בין היתר.
במילים אחרות, המלאי מספק לנו סדר וארגון, כמו גם מאפשר לנו לדעת מה זמין במקום נתון.
כמו כן וכתוצאה מהמצב הנ"ל, מלאי נקרא אימות וספירה, הן איכותיים והן כמותיים, של המניות הפיזיות עם התיאורטיות שתועדו כדין.
בתחום הניהול העסקי מה המלאי עושה לרשום את מערך הנכסים העצמי והזמין של חברה למכירה ללקוחותיה ולכן נחשבים כנכסים שוטפים.
הסחורות שעשויות להיות צפויות למלאי מיועדות למכירה ישירה או פעילויות המיועדות באופן פנימי לתהליך הייצור, כגון חומרי גלם, מוצרים לא גמורים, חלקי חילוף המיועדים לתחזוקה, אריזת חומרים, מוצרי חברה, מוצרים מוגמרים, מוגמרים חלקית. טובין, טובין במעבר וחומרי אריזה, בין היתר.
שיעורי מלאי
ישנם מספר רב של סוגי מלאי, בין הישנים החוזרים ביותר: מלאי אחרון (מתרחש בכל פעם שתקופת הכספים נסגרת, בדרך כלל ב -31 בדצמבר), מלאי תקופתי (זה מתקיים בכל פעם מסוימת), החל מלאי (כל נכסי החברה רשומים), מלאי אישור משפטי, מלאי חומרי גלם, מלאי בטיחות, מלאי ניהול, מלאי פיזי, בין היתר.
בין הסיבות שקיימות בחברות לביצוע מלאי אנו יכולים להזכיר: הפחתת עלויות רכישה, הפחתת עלויות איכות בכל סטארט-אפ, הפחתת עלויות הקשורות לחומר חסר והפחתת עלויות הזמנה.
אמנם, ישנן גם סיבות רבות אחרות שהופכות את המלאי לנושא מסורבל ומורכב עבור החברה המדוברת, כגון: עלויות אחסון, קשיים במענה ללקוחות, עלויות תיאום ייצורם, עלויות מוצרים פגומים בעת התמודדות עם גדולים קבוצות והעלויות הנלוות להפחתת קיבולת.
שילוב הטכנולוגיה הפך את המשימה הזו של מלאי חברות, או מרחבים אחרים, לקלה בהרבה, מכיוון שישנן תוכנות שפותחו במיוחד למטרות כאלה, כגון מאגרי מידע, שמאוד מקלות על משימה זו, שבעבר הייתה מסורבלת יותר מכיוון שהיה צריך לעשות בכתב ובספרים מיוחדים.
