מהי תוכנית מבצעית »הגדרה ומושג
זהו מסמך רשמי שבו האחראים על ארגון או ישות קובעים שורה של יעדים שהם רוצים לעמוד בהם. במילים אחרות, זוהי אסטרטגיה כללית המציינת מה ברצונך להשיג ומה הצעדים להשגתו. בדרך כלל מתבצעת תוכנית הפעלה על בסיס שנתי ומסיבה זו משתמשים בראשי התיבות POA, כלומר בתוכנית הפעלה שנתית.
המטרה של כל תוכנית מבצעית היא שארגון יאתר, ימחיש ויקרין את עצמו. ברור שאסטרטגיות מסוג זה נועדו להשיג מטרות מסוימות. בקיצור, אפשר לומר שכדי לבצע משהו בהצלחה, צריך להיות תכנון מוקדם.
שיקולים כלליים לגבי תוכניות מבצעיות
כל תוכנית מבצעית (של חברה פרטית, ארגון לא ממשלתי או גוף ציבורי) צריכה לשקול סדרה של רעיונות:
- מסמך התוכנית המבצעית מייצר מידע לקבלת החלטות נכונה על מנת להשיג את היעדים האסטרטגיים.
- ניתן לסנתז את תהליך הכנת התוכנית המבצעית לשלוש שאלות עיקריות: מה המצב הנוכחי של ישות? ולבסוף, כיצד נשיג את היעדים הרצויים?
- הצלחתה של תוכנית מבצעית תלויה בכמה גורמים. מצד אחד, כי המסמך הוכן בצורה נאותה ובקפדנות מרבית. שנית, האנשים המעורבים בתוכנית צריכים להיות מעורבים בפרויקט (האסטרטגיה הטובה ביותר ללא מעורבות נכונה הופכת לנייר מת). שלישית, על התוכנית לשלב אלמנטים של ציפייה כך שניתן יהיה להסתגל לכל סוג של נסיבות. לבסוף, רצוי מאוד שהתוכנית תהיה תוצאה של קונצנזוס והשתתפות כל האנשים המעורבים בפרויקט.
שגיאות אפשריות הקשורות לתוכניות מבצעיות
- הטעות הראשונה תהיה להכין תוכנית אך לא להאמין בה.
- כל אסטרטגיה או תוכנית עובדות טוב אם יש מישהו שמוביל את הפרויקט, כך שהיעדר מנהיגות מחליש את יעילות התוכנית.
- אם המידע הקיים אינו מהימן, התוכנית המבצעית אינה יכולה לעבוד.
- חסמים נפשיים מסוימים הופכים לבלם.
- מערכות ארגוניות חייבות להיות תפעוליות ואין זה מקובל שחלק מהפונקציות שיש לבצע אינן בשטח של איש.
- אם צוות העבודה אינו מעורב בתוכנית, סביר מאוד להניח שהפרויקט ייכשל.
צילומים: Fotolia - Gstudio / Stockillustrator
